Por Begoña Rodríguez, Manager en People Excellence
En los últimos tiempos, son muchas las compañías y participantes interesados por el tema de la productividad personal como pieza clave para poner orden al conjunto de actividades que manejan en el día a día, cuál malabaristas del Circo del Sol, intentando que ninguna bola caiga al suelo. Atrás quedaron los tiempos donde la “gestión del tiempo” se convertía en la herramienta más poderosa para combatir los innumerables “ladrones del tiempo” que, muy a pesar de algunos, nunca desaparecían, simplemente se amortiguaban, aunque nos enfrentaban al espejismo de creer realmente que se desvanecían de nuestro entorno profesional.
Hoy por hoy, más de un 70% de participantes que acuden a un entrenamiento en productividad personal, aún lo hacen esperanzados en su mayoría, buscando soluciones ya construidas, más que intentando localizar métodos o modelos útiles para construir ellos mismos sus propias soluciones en función de la idiosincrasia de su puesto de trabajo o la naturaleza de las actividades que realizan o gestionan. Y no se dan cuenta de que no existen “recetas universales” y que tampoco la percepción del tiempo es homogénea, pues cada uno tiene su propia sensación y claramente su propio y diferente esquema de organización personal, y seguro que todos muy válidos.
Muchos parecen olvidarse de que la formación no es mas que un medio, a veces un revulsivo, para generar cambios perdurables en el tiempo o bien para sensibilizar hacia la necesidad de incorporar hábitos nuevos. Los consultores muy a menudo solemos “entregarles las llaves del coche” para que ellos lo pongan en movimiento, pero desgraciadamente no contamos con “varitas mágicas” para hacer desaparecer a golpe de efecto mágico sus “caballos de Troya” internos más voraces.
Porque lo más significativo es que no son conscientes de que su principal “terrorista interno” en materia de productividad personal…, son ¡ellos mismos!. Y de ello se dan cuenta cuando perciben que les afectan los mismos enemigos del tiempo, que se reducen a una simple lista de 4 ó 5, que son siempre medios para conquistar fines…, y que el 99% de ellos los achacan a fuentes externas, donde el margen de maniobra es sencillamente escaso. Y la clave no reside en identificar cuáles son, sino cómo actuar ante ellos…, tan sólo para conseguir (y aquí viene la mala noticia) reducir el consumo de tiempo que invertimos habitualmente en gestionarlos. Un minuto de tiempo no consumido en su gestión y sumado a otros tantos minutos, nos permiten ganar pequeñas porciones de tiempo netas al reloj.
Los gurús en productividad personal como S.Covey, B.Tracy o D.Allen nos alertan de que ésta es un bien preciado y que “no depende tanto de nosotros, pero que sí empieza por nosotros”. Y muchas de estas negociaciones de prioridades se resuelven en el ring de la comunicación, cuando negociamos plazos, calidades, recursos con otros o simplemente ejercitamos la asertividad, una herramienta tan útil pero en ocasiones difícil de articular al pensar que nuestros interlocutores son gigantes a los que es difícil combatir, en vez de simples molinos de viento con los que alcanzar acuerdos.
Y lo cierto es que los años en formación y entrenamiento me siguen confirmando las peores sospechas (también en productividad personal): las habilidades necesarias para abordar de manera efectiva la mayoría de los escenarios profesionales a los que nos enfrentamos diariamente no se consiguen en el plano académico. En cambio, se adquieren muchas veces por “ensayo y error” en el día a día, y gracias a nuestro “instinto” profesional (quizás porque nadie nos ha enseñado a pensar en el trabajo, antes de hacerlo), más que por un ejercicio efectivo de toma de decisiones con cierto criterio… para actuar con perspectiva; para tener foco en lo clave; para romper la tendencia a la multitarea; para evitar actuar como víctimas de la urgencia constantemente, cuando ésta es un concepto relativo y muchas veces “manipulado” para impulsar nuestros resortes y ponernos en acción; para contar con un “mapa vital” que nos permita identificar hacia dónde vamos y qué acciones prioritarias hemos de poner en juego para conseguirlo.
En definitiva, necesitan que alguien les extienda una brújula y les aporte referencias para poder visualizar el impacto de cada tarea en los objetivos que se han planteado (a distintos plazos) y de este modo organizarse con cabeza.
Entrenar para forjar hábitos más productivos reside simplemente en ofrecer a los profesionales criterios para elegir o decidir bien, básicamente. Es tan sencillo y a veces, tan complejo… en un mundo repleto de distracciones constantes, resistencias personales, plazos ajustados, exigencias externas, proyectos transversales, compromisos improvisados, urgencias de otros… pero en el que es vital:
- Ser diligentes (arrancar y no postergar).
- Decidir con perspectiva (evaluar el impacto de lo que decidimos hacer y hacerlo, con flexibilidad pero con disciplina).
- Poner en juego hábitos que simplifiquen y automaticen nuestra gestión personal (rutinas sencillas, microtareas, listas minimalistas, delimitación de plazos, reglas del juego, etc).
- Y, sobre todo, permanecer enfocados (concentrarse, centrar todos los sentidos y maniobrar con las interrupciones).
… para poder navegar en el contexto empresarial, tan lógicamente “resultadista”, cuyo “Norte” se centra en responder a dos cuestiones simples: ¿cuánto y cuándo?. Los “cómos” corren de nuestra cuenta.
Dicen que “lo simple acerca y lo complejo, distancia”. Empecemos por buscar y aplicar soluciones sencillas pero efectivas y sobre todo, ideadas por nosotros mismos. Somos los que conocemos de verdad nuestras fugas del tiempo y cómo de comprometidos estamos para resolverlas, si queremos mejorar nuestra gestión y organización personales…
Y, desde luego, tener la valentía de incorporar nuevos hábitos personales.
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