Superando las barreras de las dependencias de proceso entre equipos

4 claves para maximizar la eficiencia y minimizar el impacto de las dependencias en tu trabajo

En un entorno empresarial complejo, es común que los equipos tengan que colaborar para lograr los objetivos de la empresa. Sin embargo, en el día-a-día cuando necesitas algo de un equipo que tiene otras prioridades o una carga de trabajo que no le permite atenderte enseguida, te quedas en una situación de “parón y espera” que puede llevar a frustración y a retrasos en las entregas.

Las dependencias de proceso entre equipos pueden manifestarse de diferentes maneras, cada una con sus propios desafíos y soluciones. Pongamos dos ejemplos:

1. Quiero cerrar una tarea y necesito solicitar un trabajo a otro equipo, quizás pasando por una herramienta de gestión del trabajo. Mi petición entra en su backlog e intento hacerle seguimiento para ver su estado o avances. Pasan días y todavía nadie ha mirado mi petición que yo considero urgente y de alta prioridad. Contacto con los responsables, que me comunican que tienen una cola de trabajo muy larga y que mi solicitud tiene que esperar.
   
2. Otro ejemplo es el caso en el cual gestiono un área de la empresa y mi rol consiste, entre otros, en definir los objetivos de mejora. Considero que estas mejoras tienen un impacto importante en el negocio y trabajo para aterrizarlas en iniciativas, que paso a los equipos que me van a ayudar a alcanzarlas. Estos equipos analizan mis iniciativas, las comparan con las que les llegan por otras áreas y reordenan prioridades. El resultado es una despriorización de mis iniciativas, que tiene como consecuencia un retraso en su ejecución y el incumplimiento de los objetivos que había definido.

En ambos ejemplos, las dependencias con otros equipos no permiten avanzar con la rapidez que necesitamos. ¿te suena? ¿Sientes que tus necesidades no están entendidas y que solo se prioriza “lo de los demás”? ¿Qué podemos hacer entonces para superar estas barreras?

Te damos los 4 puntos clave:

1

COMUNICA Y COMPARTE TUS
NECESIDADES Y PRIORIDADES

Es importante que hables de manera clara, abierta y siempre respetuosa con el otro equipo. Es posible que no se den cuenta de la importancia de ese trabajo o que tengan información errónea sobre tus prioridades. Al comunicarte con ellos, podrás aclarar la situación y trabajar juntos para encontrar soluciones. Además, busca añadir la mayor cantidad de información para que haya el menor riesgo de malentendidos o de confusión entre equipos.

2

BUSCA UN
ALINEAMIENTO

Asegúrate de establecer un medio de comunicación eficiente y único, para que la conversación no se pierda entre diferentes herramientas, y para evitar que se dupliquen tareas. Asegúrate de que el equipo tenga una matriz de prioridades compartida y alineada con el resto de la empresa. Intenta crear foros de priorización conjunta, para fomentar el dialogo. Esto ayudará a garantizar que se priorice de manera alineada entre las áreas. Asegúrate de que todos los miembros del equipo entiendan lo que se espera de ellos y busca un lenguaje de comunicación común.

3

GESTIONA TUS EXPECTATIVAS

Reconoce que los equipos con los que trabajas pueden estar bajo presión y tener sus propias prioridades y plazos que cumplir. Trata de ser flexible en caso de que surjan cambios o demoras, y trabaja en colaboración para encontrar soluciones que beneficien a todos. También es importante planificar tu trabajo de manera que puedas anticiparte a los posibles retrasos o problemas que puedan surgir de otros equipos.

4

BUSCA UNA SOLUCIÓN
TEMPORAL

Si no es posible resolver todas las dependencias al mismo tiempo, trata de encontrar una solución temporal que te permita avanzar en tu trabajo mientras el otro equipo trabaja en sus prioridades. Esto puede implicar hacer algunas tareas en un orden diferente o utilizar soluciones temporales para mantener tu trabajo en marcha.

En resumen, las dependencias entre equipos en procesos son una realidad que se presenta con frecuencia en el entorno empresarial. Es el enfoque que adoptamos ante las dependencias que hace que se conviertan en un impedimento o en una oportunidad de mejora.