Los beneficios de la comunicación interna

Por Sonsoles Rodríguez, Consultant en People Excellence

Hace poco leí en internet que a una persona le habían prolongado el contrato un año más sin comunicárselo previamente, aquella persona parecía realmente enfadada. Enfadada porque se había enterado en los pasillos a través de sus compañeros. Mi pensamiento inmediato fue, “con la que está cayendo… es una buena noticia. Tiene un año más de trabajo”. Pero según fui ahondando más en el tema, pensé… “Es natural su enfado. Somos animales sociales y si en la vida cotidiana la comunicación es esencial, en la vida laboral no debe ser menos, ya que ocupa la mayor parte de nuestra vida diaria”. La comunicación, es una necesidad funcional, sin ella no puede existir una relación verdaderamente humana. El ser humano necesita comunicar y ser comunicado, es una dimensión social. Por ello es casi obligatorio que las empresas tengan un plan de comunicación adecuado, ya que los beneficios que reporta son, claramente, mucho mayores que los costes. Como por ejemplo:

• Aumenta la confianza en el seno de la empresa, lo que a su vez contribuye a que el clima interno de la empresa sea positivo, promoviendo que el proceso de comunicación sea más fluido.
• Se consigue mejorar el trabajo, logrando además un aumento de la productividad.
• Los empleados entienden e interiorizan mejor la identidad, la cultura y los valores corporativos, así como las actividades que la empresa lleva a cabo y los objetivos y logros que la empresa ha conseguido o que quiere conseguir.
• Facilita la adaptación a las situaciones de cambio a las que las empresas se enfrentan. Se controlan y revisan posibles situaciones de crisis internas o externas.
• Contribuye a una mejor y más fluida comunicación entre los diferentes niveles y departamentos de la empresa. Mejorando el intercambio de información y facilitando que un funcionamiento más ágil y dinámico entre distintas áreas.
• Se logra evitar y controlar la rumorología entre los empleados.
• Es una importante fuente de motivación para las personas que trabajan en la empresa, siendo un factor clave que contribuye a la atracción y retención del talento.

Pero… ¿Qué aspectos se deben comunicar en las empresas?

• Las responsabilidades que cada uno de los empleados tienen en la empresa.
• El desempeño que las personas están teniendo.
• Las necesidades o intereses personales.
• Información y propuestas que mejoren el funcionamiento de la organización.
• Misión y valores de la empresa.

No podemos olvidar que la comunicación interna es responsabilidad de todos, y es fundamental el papel que la Alta Dirección tiene al impulsarla y dar ejemplo al resto de la organización con acciones que sean visibles. Los mandos intermedios de las organizaciones, deben colaborar en este proceso, evitando caer en errores que propicien la falta de comunicación, deben considerarlo parte de su trabajo y estar suficiente formados para ejercer un liderazgo. Por otra parte, Recursos Humanos debe jugar un rol facilitador y proveedor de los servicios necesarios para ponerla en marcha.
A la hora de elegir los canales y herramientas para comunicar, es importante tener en cuenta que todo comunica, tanto canales formales como informales, por ello es de vital importancia que sean coherentes, y que toda la información que a través de ellos se pretende transmitir vaya en la misma dirección. Entre estos canales o herramientas existen diferentes elementos que hay que tener en cuenta, como las características de la empresa y las personas a las que va dirigida la información, para elegir así las herramientas más adecuadas, la necesidad de que estos canales sean flexibles y se adapten en función del contenido o mensaje que se quiera transmitir, la importancia de que la comunicación sea continua para asegurar que se cubren todas las necesidades o usar diferentes canales para un mismo mensaje, con lo que se conseguirá una mayor reiteración o calado del mensaje. Por último, no nos podemos olvidar de las oportunidades que ofrece el uso de las nuevas tecnologías, como la intranet, el uso del portal del empleado o revistas digitales.
Es verdaderamente útil y crea una ventaja competitiva para las empresas que entre sus políticas exista un Plan de Comunicación. Para que sea efectivo debe estar condicionado por las necesidades de la empresa, tiene que ser planeado con suficiente antelación y debe de ser lo suficientemente flexible para adaptarse a las necesidades de cada colectivo. Además tiene que identificar los mensajes clave y usar distintos tipos de canales. Para lograr que los Planes de Comunicación se implanten con éxito y funcionen a lo largo del tiempo en las empresas es muy importante que exista compromiso por parte de todos.